De handreiking bevat de volgende informatie.

Een werkgever mag uitgezonden werknemers een vergoeding geven voor extra kosten van het verblijf in het buitenland. Voor deze vergoeding van extraterritoriale kosten (hierna: ET-kosten) geldt een gerichte vrijstelling.

Voor een bepaalde groep uitgezonden werknemers mag een werkgever de 30%-regeling toepassen. Dit houdt in dat hij voor ET-kosten zonder nader bewijs een vergoeding mag geven van 30% van het loon inclusief de vergoeding. Als hij voldoet aan de voorwaarden is de vergoeding gericht vrijgesteld. Dit geldt voor de volgende werknemers:

• werknemers die de werkgever vanuit Nederland uitzendt naar landen in Afrika, Azië, Latijns-Amerika en een aantal Oost-Europese landen;
• werknemers die hij vanuit Nederland uitzendt om in een ander land wetenschap te beoefenen of onderwijs te geven
  ambtenaren die Nederland vertegenwoordigen in het buitenland;
• ambtenaren, rechterlijke ambtenaren en militairen die de werkgever uitzendt naar de BES-eilanden, Curaçao, Sint Maarten of Aruba;
• militairen die hij uitzendt naar landen buiten het Koninkrijk der Nederlanden.

Voorwaarden

Wil de werkgever gebruikmaken van de 30%-regeling voor een uitgezonden werknemer, dan moet de werknemer in een periode van 12 maanden ten minste 45 dagen in het buitenland verblijven. Uitzendingen van minder dan 15 dagen tellen hierbij niet mee. Maar als de werknemer eenmaal aan de 45-dagenvoorwaarde voldoet, dan mag de werkgever voor de berekening van het aantal dagen waarop hij de 30%-regeling mag toepassen, ook alle uitzendingen van ten minste 10 dagen meetellen.

Geen beschikking nodig

Om van de 30%-regeling voor uitgezonden werknemers gebruik te kunnen maken, heeft de werkgever geen beschikking nodig van de Belastingdienst. Als hij aan de voorwaarden voldoet, kan hij de regeling toepassen. De 30%-regeling geldt dan voor de duur van de uitzending.

Voorbeelden

Hieronder staan twee  praktische voorbeelden over de berekening van de dagen waarop de werkgever de 30%-regeling mag toepassen.

Voorbeeld 1
Een werkgever zendt werknemer A op 1 februari uit naar Chili voor 50 dagen. Na afloop van het werk daar, komt de werknemer terug naar Nederland. In oktober van hetzelfde jaar zendt hij deze werknemer opnieuw uit, nu voor 11 dagen naar Argentinië. Omdat deze werknemer aan de 45-dagenvoorwaarde voldoet, mag u ook de 11-daagse uitzending meetellen: u past de 30%-regeling voor deze werknemer toe op het loon dat hij tijdens de 61 dagen uitzending verdiende.

Voorbeeld 2
Op 8 maart zendt de werkgever werknemer B uit naar Tanzania. De uitzending duurt 20 dagen, waarna de werknemer weer naar Nederland komt. In de loop van hetzelfde jaar zendt hij werknemer B nog 2 keer uit: voor 14 dagen naar Mali en voor 20 dagen naar Kenia. Hoewel hij werknemer B in een periode van 12 maanden in totaal 54 dagen heeft uitgezonden, voldoet deze werknemer niet aan de 45-dagenvoorwaarde, want de uitzending naar Mali (minder dan 15 dagen) telt niet mee. Hij mag voor deze werknemer de 30%-regeling niet toepassen.

Extra vergoeding

Geeft de werkgever naast de 30%-vergoeding ook nog een vergoeding of verstrekking voor de werkelijke ET-kosten, dan is deze vergoeding of verstrekking loon van zijn werknemer. Als het gebruikelijk is, mag hij dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding of verstrekking komt dan ten laste van de vrije ruimte.

Vergoeden werkelijke kosten

Als de werkelijke ET-kosten hoger zijn dan de 30%-vergoeding, mag de werkgever er ook voor kiezen om - in plaats van de 30%-regeling - de werkelijke kosten onbelast te vergoeden. Deze kosten moeten dan wel aannemelijk worden gemaakt. De werkgever houdt dan de kosten en de vergoeding per werknemer bij in de loonadministratie.

Meer informatie over de 30%-regeling staat in paragraaf 17.4 Handboek Loonheffingen. Lees ook het thema De 30%-regeling.

Bron: Belastingdienst/Forum Salaris