Een veelgemaakte fout bij het invullen van de aangifte loonheffingen is het gebruik van een onjuiste combinatie van burgerservicenummer (bsn) en geboortedatum van een werknemer. Dat meldt de Belastingdienst. De werkgever ontvangt een foutenrapport als deze onjuiste combinatie is vastgesteld.
De Belastingdienst heeft een instructie geschreven hoe werkgevers deze fout kunnen voorkomen:
- Het bsn staat op het identiteitsbewijs van de werknemer. Als de werknemer in dienst komt is hij verplicht een geldig identiteitsbewijs te overleggen. Onder een identiteitsbewijs wordt verstaan een paspoort, identiteitskaart of een Nederlands verblijfdocument.
- De werkgever neemt de geboortedatum over van het identiteitsbewijs. Gebruik de Nederlandse datumnotatie: dag-maand-jaar. Als op de identiteitspapieren geen volledige geboortedatum staat, doet de werkgever het volgende:
- Als alleen de dag niet bekend is, neemt de werkgever als geboortedag de 16e.
- Als ook de maand niet bekend is, neemt de werkgever als geboortedatum 1 juli.
- Als ook het jaar niet bekend is, neemt de werkgever als geboortedatum 1 juli van het geschatte geboortejaar.
- Een onjuist opgegeven bsn kan als volgt worden gecorrigeerd:
- Eerst trekt de werkgever de inkomstenverhouding met het onjuiste bsn in voor alle aangiftetijdvakken waarin hij dit verkeerde nummer heeft gebruikt. Hierdoor wordt deze inkomstenverhouding verwijderd uit de Polisadministratie van UWV. Hoe een werkgever een inkomstenverhouding intrekt, is afhankelijk van uw softwarepakket.
- Daarna geeft de werkgever de werknemer alsnog op in een nieuwe inkomstenverhouding met het juiste bsn voor al deze aangiftetijdvakken.
- De intrekking van de inkomstenverhouding met het onjuiste bsn en de toevoeging van de inkomstenverhouding met het juiste bsn, kan per aangiftetijdvak samen worden ingeleverd in 1 correctiebericht.
- Bij een onjuist opgegeven geboortedatum corrigeert de werkgever die datum door de inkomstenverhouding in een correctiebericht opnieuw aan te leveren, maar dan met de juiste geboortedatum. Is de fout in de geboortedatum gemaakt in meer aangiften, corrigeer dan alle eerdere onjuiste aangiften.
- Heeft een werkgever ondanks de juiste gegevens van het identiteitsbewijs toch een foutenrapport ontvangen, stuur dan een reactie met een duidelijke kopie van het identiteitsbewijs naar Postbus 910, 7301 BD Apeldoorn onder vermelding van het kenmerk in het rapport.
Bron: Belastingdienst
Informatiesoort: Nieuws
Rubriek: Salarisadministratie, Loonbelasting
52